QUY CHẾ LÀM VIỆC VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG MẠC TỘC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG MẠC TỘC VN                                                        CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

—————-                                                                                        Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số 01/2012 VP-HĐMTVN                                                                               ————————

 

Hà Nội, ngày 26 tháng 02 năm 2012

 

QUY CHẾ LÀM VIỆC

VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG MẠC TỘC VIỆT NAM

————&————-

– Căn cứ vào Nghị quyết Đại hội Đại biểu Mạc tộc Việt Nam lần thứ nhất họp tại Thủ đô Hà Nội ngày 06/11/2011.

– Căn cứ vào Điều lệ Tổ chức và hoạt động của HĐMTVN đã được Đại hội Đại biểu MTVN lần thứ nhất thông qua và được ban hành ngày 28.11.2011

– Căn cứ vào Điều lệ về Tổ chức và hoạt động của MTVN có cơ cấu tổ chức bộ phận Văn phòng giúp việc cho các hoạt động thường xuyên của HĐMTVN.

Để giúp cho các hoạt động của HĐMTVN đi vào nề nếp, chính quy, khoa học, đạt hiệu quả cao.

HĐMT Việt Nam khóa I ban hành Quy chế làm việc của Văn Phòng HĐMT Việt Nam có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG :

 

1/ Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng HĐMT Việt Nam

– Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐMT Việt Nam có 1 Chánh văn phòng; có các phó chánh văn phòng ( trong đó có 1 phó chánh văn phòng thường trực ) và có các ủy viên để giúp các công việc chung Văn phòng HĐMTVN.

2/ Chức danh của Văn phòng HĐMT Việt Nam

– Chánh văn phòng HĐMT Việt Nam do Ban Tổ chức của HĐMTVN giới thiệu về nhân sự và được Ban Thường trực HĐMT Việt Nam nhất trí thông qua ( với số phiếu quá bán ) theo từng nhiệm kỳ của HĐMT Việt Nam.

– Các Phó chánh văn phòng HĐMTVN do Ban Tổ chức HĐMT Việt Nam và Chánh Văn phòng HĐMT Việt Nam giới thiệu về nhân sự và được Ban Thường trực HĐMT VN nhất trí thông qua (với số phiếu quá bán). Số lượng cụ thể các Phó chánh văn phòng HĐMTVN được quyết định theo từng nhiệm kỳ của HĐMTVN

– Các ủy viên của văn phòng HĐMTVN do Ban Tổ chức HĐMT Việt Nam và Chánh Văn phòng HĐMT Việt Nam giới thiệu về nhân sự và được Ban Thường trực HĐMT VN nhất trí thông qua (với số phiếu quá bán ) . Số lượng cụ thể các ủy viên văn phòng HĐMTVN được quyết định theo từng nhiệm kỳ của HĐMTVN.

 

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG MẠC TỘC VIỆT NAM

 

1. Chức năng

– Là cơ quan tham mưu giúp việc cho Thường vụ và Thường trực HĐMT Việt Nam về công tác nghiệp vụ văn phòng trong các hoạt động về dòng họ Mạc, gốc Mạc

2. Nhiệm vụ

– Xây dựng kế hoạch công tác các hoạt động của dòng họ HĐMT Việt Nam theo nghị quyết ĐHMTVN, có kế hoạch hoạt động hàng quý, 6 tháng, năm và toàn khóa để trình Ban Thường trực HĐMTVN phê duyệt và triển khai tổ chức thực hiện theo kế hoạch công tác của HĐMTVN.

– Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp của Ban Thường trực HĐMTVN hàng tháng, hàng quý, hội nghị Thường trực mở rộng 6 tháng hoặc năm để chủ động thực hiện theo kế hoạch công tác của Ban Thường trực HĐMTVN để trình Ban Thường trực HĐMTVN phê duyệt và triển khai tổ chức thực hiện theo kế hoạch công tác của HĐMTVN.

– Tổ chức in, thông báo các kỳ họp và gửi giấy mời họp, hội nghị, hội thảo ( hoặc mời dự ĐHĐBMTVN theo nhiệm kỳ ) tới các tổ chức và cá nhân trong dòng họ và các cơ quan, đơn vị có liên quan đến các hoạt động của dòng họ Mạc, gốc Mạc.

– Tổ chức bộ phận lễ tân đón tiếp khách, chỉ đạo chuẩn bị bố trí hội trường hội họp, hội nghị, hội thảo, và chỉ đạo trang trí khánh tiết, hoa để bàn, nước uống bảo đảm ăn, nghỉ cho các đại biểu ở xa về dự hội nghị của HĐMTVN.

– Tổ chức tiếp nhận hoa, quà, tặng phẩm của khách đến dự hội nghị , hội thảo ( hoặc đến dự ĐHMTVN theo nhiệm kỳ ) của HĐMTVN. Đồng thời chuẩn bị quà, tặng phẩm lưu niệm, lô gô, biểu tượng, và các khen thưởng khác theo kế hoạch đã được duyệt, để Thường trực HĐMTVN trao cho các tổ chức và cá nhân được tặng.

– Tổ chức và Chuẩn bị phương tiện cho Thường trực HĐMTVN đi công tác tới các địa phương để phục vụ các hoạt động hữu ích của dòng họ Mạc, gốc Mạc.

– Tổng hợp các số liệu báo cáo kết quả hoạt động của HĐMTVN và kết quả hoạt động của HĐMT các địa phương hàng quý, 6 tháng, năm để báo cáo Thường trực HĐMTVN nắm và đánh giá được những ưu điểm thời gian qua đã làm được và các nhược điểm còn tồn tại để có hướng khắc phục trong thời gian tới.

– Nắm các số liệu báo cáo kết quả hoạt động của HĐMT các địa phương, nắm các thông tin của các dòng họ Mạc, gốc Mạc gửi đến văn phòng HĐMTVN để chuyển cho các cơ quan chức năng của HĐMT nghiên cứu và xử lý thông tin đó.

– Quản lý, đăng ký thống kê ghi sổ các loại tài sản của văn phòng, quản lý con dấu HĐMTVN, con dấu các chức danh Chủ tịch, các phó Chủ tịch, các dấu chức danh Trưởng, phó ban chức năng nghiệp vụ thuộc HĐMTVN và các tài sản khác của HĐMTVN gửi tại Văn phòng HĐMTVN để phục vụ cho các hoạt động của dòng họ.

3/ Quyền hạn:

– Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên Văn phòng HĐMTVN

– Trên cơ sở các kế hoạch được Thường trực HĐMTVN phê duyệt, Văn phòng được triển khai tổ chức thực hiện theo chức năng nghiệp vụ của Văn phòng đã được HĐMTVN quy định trong quy chế này.

– Căn cứ vào nhiệm vụ văn phòng được HĐMTVN giao, văn phòng được quyền lập dự trù kinh phí hoạt động nghiệp vụ văn phòng trình Thường trực HĐMT Việt Nam duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

– Hàng năm trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có điểm nào cần phải sửa đổi ( hoặc cần bổ sung thêm ) thì Chánh Văn phòng HĐMTVN đề xuất với Thường trực HĐMT Việt Nam xem xét giải quyết.

-Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐMTVN nếu tập thể văn phòng, hay cá nhân làm tốt chức trách nhiệm vụ được giao thì tổng kết hàng năm và tổng kết nhiệm kỳ sẽ được Thường trực HĐMTVN biểu dương, khen thưởng, nếu làm chưa tốt để ảnh hưởng đến thanh danh của dòng họ, sẽ bị nhắc nhở phê bình, khiển trách và miễn nhiệm công việc đã giao cho.

Văn phòng HĐMT Việt Nam có trách nhiệm tổ chức thực hiện đúng quy chế này./.

T/M HỘI ĐỒNG MẠC TỘC VIỆT NAM

CHỦ TỊCH

Đã ký

GS.TSKH PHAN ĐĂNG NHẬT